Bauabteilung öffentlicher Dienst

Bauabteilung - Bauleitung - öffentlicher Dienst - Behörde - Rechnungshof

Die Bauabteilung im öffentlichen Dienst

In Behörden werden der Umbau und Neubau von Gebäuden mit einer eigenen Bauabteilung durchgeführt.

Die Anwesenheitszeit von Mitarbeitern im öffentlichen Dienst verteilt sich nach wissenschaftlichen Studien zu

30 % auf die Wertschöpfung
55 % auf administrative Arbeiten wie selbstverursachte Bürokratie
15 % auf persönliche Verweilzeiten

Die eigenen Mitarbeiter sind meistens mit administrativen Aufgaben beschäftigt.

Der normale Gebäudeunterhalt wird meistens mit einer eigenen Abteilung durchgeführt.

Die Bauabteilung und Neubauten

Die Bauabteilung haben meistens nicht die Manpower Neubauten selbst zu planen.

Selbst wenn sie es wollten könnten sie es nicht, da ihnen meistens ein Architekt fehlt.

Die Neubauten werden nach Bedarf von Architektenbüros und externen Ingenieuren durchgeführt.

Finanzierung eines Projektes

Wird von den Instituten eine Anforderung über ein Projekt gestellt müssen die Finanzmittel bereitgestellt werden.

Wichtig ist es, nicht vor der Bereitstellung der Finanzmittel an dem Projekt zu arbeiten.

Denn die Zustimmung des Zuwendungsgebers zum vorzeitigen Vorhabensbeginn ist keine Entscheidung über die Bewilligung der beantragten Zuwendung.

Beantragung und Entscheidung über das Zulassen des vorzeitigen Vorhabensbeginns bilden jeweils eigenständige Verwaltungsverfahren und sind vom Antrag auf Zuwendung und dessen Bewilligung (Zuwendungsvertrag) losgelöst.

Zuwendungsempfänger trägt bis zur Bewilligung der Zuwendung das Risiko, ob die Zuwendung und damit die bereits getätigten Ausgaben ganz oder teilweise bewilligt werden.

Die Bauabteilung wird erst tätig wenn die Finanzabteilung das Projekt freigibt.

Die Bauabteilung bekommt den Auftrag, eine bauliche Analyse durchzuführen.

Die bauliche Analyse mit der Feststellung des baulichen Sanierungsbedarfs gibt den ersten Anhaltspunkt für den Investitionsrahmen für einen Umbau oder Neubau.

Die Bauabteilung erstellt mit dem Institut eine Raumbedarfsliste.

Aus der Raumbedarfsliste kann ein virtuelles Gebäudemodell erstellt werden.

Nach der Gebäudebeschreibung kann eine Massenermittlung zur Kostenermittlung führen.

In den internen Beratungen der Bauabteilung werden die fachspezifischen Kosten zu einer Gesamtsumme zusammengefast.

Die Bauabteilung übergibt die Kostenschätzung an den Vorstand zur Entscheidung.

Nach der Entscheidung des Finanzvorstandes werden die Finanzmittel freigegeben.

Nach der Bereitstellung der Finanzmittel kann die Bauabteilung mit dem Projekt beginnen.

Die Bauabteilung und das Projekt

Grundsätzlich verbleiben die Bauherrenpflichten bei der Bauabteilung.

Die Bauabteilung bestimmt den Projektleiter und die beteiligten eigenen Fachingenieure.

Für Neubauten werden Architekturbüros beauftragt mit den entsprechenden Fachplanern.

Die Beauftragungen der Architekturbüros müssen nach der Vergabeverordnung des öffentlichen Auftragswesens stattfinden.

Die Bauabteilung und die Ausschreibung

Die Architekturbüros erstellen die Ausschreibung und übergeben diese mit der ausgefüllten Kostenschätzung der Bauabteilung.

Die Bauabteilung überprüft die Ausschreibung und Kostenschätzung auf Kompalität und gibt diese Ausschreibung und Kostenschätzung an den Einkauf.

Einkauf Vergabe

Der Einkauf ist für die öffentliche Bekanntmachung und Submission zuständig.

Die Submission findet nach den Richtlinien der Vergabeverordnung des öffentlichen Auftragswesen statt.

Die Vergabeverordnung (VgV) ist eine Rechtsverordnung, die das Verfahren bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und die Nachprüfung der Vergabe regelt Dezember 2007 zur Änderung der Richtlinien 2004/17/EG und 2004/18/EG

Bauabteilung Vergabe

Der Einkauf macht die Vergabe an die auszuführende Firma.

Die Bauabteilung hat dabei eine Beobachterrolle.

Bauabteilung Oberbauleitung

Nach der Vergabe wird das Architekturbüro mit der ausführenden Firma erste Baubesprechung führen.

An den Baubesprechungen nehmen die Bauabteilungen als Oberbauleitung teil.

Bauabnahme mit Oberbauleitung

Übergabe des Projekts an Bauabteilung
Übergabe der Dokumentation an den Bauherrn / Institut
Sicherheitseinbehalt auf die Schlussrechnung

Die Anweisung einer Schlusszahlung ohne vorherige ordnungsgemäße Abnahme der Leistungen und insbesondere eine versäumte Mängelfeststellung vor Ablauf der Gewährleistungsfrist ist nicht alleine mit dem Sicherheitseinbehalt getan.

Gewährleistungsfristen überwachen

Die Bauabteilung muss sich vor Ablauf der Gewährleistungsfrist sorgfältig und umfassend von der Mängelfreiheit der ausgeführten Leistungen nochmals überzeugen, bevor der Sicherheitseinbehalt, der meistens durch eine Bankbürgschaft abgedeckt ist, freigegen wird.

Zuwendungsempfänger

Die Zuwendungsempfänger sind verpflichtet, die Verwendung der Zuwendung innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats, bzw. innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Haushalts- oder Wirtschaftsjahres, den Verwendungsnachweises nachzuweisen.

Rechnungshof

Danach ist der Rechnungshof als Bewilligungsbehörde verpflichtet, unverzüglich nach Eingang des Verwendungsnachweises festzustellen, ob insbesondere Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs (kursorische Prüfung)gegeben sind.

Der Rechnungshof hat die einschlägigen Vorschriften des Zuwendungsrechts stringent einzuhalten und bei Verstößen haftungsrechtliche Prüfungen vorzunehmen.

Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung BHO Verwaltungsvorschriften (VV) zu § 44 BHO
Baufachliche Ergänzungsbestimmungen zu den Vorläufigen Verwaltungsvorschriften zu den §§ 44, 44a BHO -ZBau

Kursorische Prüfung

Kursorische und vertiefte Prüfung (Regelungen des Bundes, Prüfungsinhalte)